Kurumsal iletişimin etkinleşmesi, yönetimin doğru kararlar verebilmesi, geriye dönük uygulamaların ortaya konulabilmesi ve kurumsal denetim sağlanabilmesi için evrakın doğru zamanda, istenildiği kadar üretilmesi, düzenlenmesi, dağıtılması, saklanması, ayıklanması ve güncelliğini kaybetmesiyle birlikte arşivlere gönderilmesi ya da kullanım değerini tamamen yitirmesiyle birlikte imhasını amaçlayan bir programın uygulanmasıdır.
DYS, Doküman Arşiv Yönetim Sistemleri (DAYS), Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS), Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri (EDYS) olarak bilinen sistemler aslında iç içe geçmiş birbirinden bağımsız olamayan uygulamalardır.
DYS, aşağıda yer alan kayıpları ve riskleri en aza indirgememizi sağlamaktadır.
- Bir organizasyonun verilerinin %70’den fazlasını yapısal olmayan yani e-posta, MS Word-Excel-PowerPoint ve PDF gibi dokümanlardan oluşur. (Dolgun vd., 2009: 49; Barengi, 2010)
- Belge ile ilgili rutin işlemler, ofis çalışanlarının mesailerinin önemli bir bölümünü teşkil etmekte (yapılan bir araştırmaya göre %40-60) bu da asıl odaklanılması gereken işlere daha az zaman ayrılmasına sebep olmakta, işler yavaşlamakta ve konsantrasyon azalmaktadır. (Gartner, 1997; Envision, 2009: 8)
- Yapılan araştırmalara göre, bir belgenin saklanmasının maliyeti ort. 20$; yanlış dosyalanmış bir belgenin bulunma maliyeti ort. 120$; kaybolan bir belgenin yeniden hazırlanma maliyeti ort. 220$ civarındadır.
- Bununla birlikte, belgeyle ilgili işlemlerin, işçilik maliyetlerinin %20-45’ine ve cironun da %12-15’ine eşit olduğu tespit edilmiştir.
- Kurum içerisinde farklı ortamlarda ve kontrolsüz olarak üretilen belgelerin güvenlik açıklarının giderek artmaktadır.
- Üst yönetimin tam desteğinin olmaması (Üst yönetimin değişik sebeplerle DYS’yi kullanmak istememesi ve işlemlerin kâğıt ortamda yapılabilmesine yönelik istisnalar talep etmesi)
- Personel direnci (Personelin iş yapma alışkanlığından vazgeçmek istememesi)
- Personelin bilgisayar okur-yazarlığının düşük olması ve bilgisayar korkusu
- Tanımlanmamış ve/veya standartlaştırılmamış belge yönetimine yönelik iş süreçleri
- Rol çatışmaları (DYS yapılandırma sürecinde görev ve sorumlulukların net olarak belirlenmemiş olması sonucu çatışmaların yaşanması)
- Yazılımı ile ilgili sorunlar (DYS’nin yeterince hızlı çalışmaması, sık sorunlar çıkarması, entegre çalışabilir olmaması, kullanıcı dostu olmaması vb.)
- Artan iş yükü (Belgeye yönelik işlemlerin elektronik ortamla birlikte fiziksel ortamda da yapılmaya devam edilmesi)
Tecrübe eksikliği (DYS’yi yapılandıran kurum personeli ve firma personelinin tecrübesiz olması)
DYS yazılımları, sayısal ortamdaki bilgi, belge ve dokümanların organizasyonunu ve yönetimini en etkili biçimde planlamak için geliştirilmiş uygulamalardır. Ayrıca fizik ortamdaki evrakların taranıp indekslenerek yazılım içerisine aktarılması, bu belgelere hızlı ulaşımı sağlar.
Son yıllarda, orta ve büyük ölçekli firmaların gündeminde olan bu yazılımlar belirli ihtiyaçların ve bu ihtiyaçların oluşturduğu yüksek maliyetlerin minimum seviyede tutulması için geliştirilmektedir.
